Ihr habt wahrscheinlich schon einmal ein CRM-System evaluiert. Vielleicht sogar eingeführt. Und irgendwann hat jemand im Team aufgehört, es zu benutzen. Nicht weil die Software schlecht war — sondern weil sie nicht zu eurer Arbeitsweise gepasst hat.
Das ist keine Geschichte über schlechte Software. CRM-Systeme sind gut in dem, wofür sie entwickelt wurden. ERP auch. Das Problem ist, dass der technische Vertrieb in der Fertigung in einer Lücke zwischen beiden sitzt — und jedes Team in dieser Lücke dieselbe Übergangslösung gebaut hat.
Die Übergangslösung, die jeder kennt
Fragt einen Vertriebsmitarbeiter in einem technischen Handel oder einem Fertigungsunternehmen, woher er weiß, welchen Preis er anbieten soll. Die ehrliche Antwort klingt meistens so:
Ich habe eine Excel-Datei, die ich selbst gebaut habe. Ein Teil kommt aus ERP-Exporten — ich ziehe Rechnungen, wenn ich nachschauen muss, was wir etwas letztes Mal verkauft haben. Einen Teil habe ich aus dem Gedächtnis nach Telefonaten eingetragen. Den Rest puzzele ich aus alten E-Mail-Threads zusammen, wenn ich sie noch finde.
Diese Excel-Datei ist kein Versagen der Disziplin. Sie existiert, weil kein System die Punkte verbunden hat. Das ERP hat die Rechnungsdaten — es weiß, was tatsächlich verkauft wurde, an wen, zu welchem Preis. Aber das ERP wurde für die Auftragsabwicklung und das Finanzwesen gebaut. Eine saubere Preishistorie für ein bestimmtes Produkt, für einen bestimmten Kunden, in dem Moment, in dem eine Anfrage in eurem Posteingang landet? Dafür wurde das ERP nicht gemacht.
Die Daten existieren also. Sie liegen nur am falschen Ort, in einem Format, das die Frage, die ihr eigentlich stellt, nicht beantwortet.
Was CRM gut kann — und wo es aufhört
CRM-Systeme sind stark in dem, wofür sie entwickelt wurden: Kontakte verwalten, Deals durch Phasen schieben, Forecasts erstellen. Für den Softwarevertrieb oder transaktionales B2B-Geschäft funktioniert dieses Modell gut.
Aber der technische Vertrieb denkt in Produkten und Preisen, nicht in Kontakten und Deals. Wenn eine Anfrage reinkommt, ist die Frage nicht „wo steht das in der Pipeline“ — sondern: Was haben wir dieses Produkt letztes Mal verkauft? Ist dieser Kunde preissensitiv bei diesem Material? Wie hat sich der Preis in den letzten sechs Monaten entwickelt?
Kein CRM beantwortet diese Fragen. Es wurde schlicht nicht so gebaut.
Dazu kommt: Euer Team arbeitet in Outlook. Anfragen kommen rein, Angebote gehen raus. Ein System, das in einem anderen Tab lebt, konkurriert mit der eigentlichen Arbeit. Früher oder später wird es zum Datengrab — nicht aus Faulheit, sondern weil der Wechsel zwischen Tools im Alltag nicht funktioniert.
Was ERP gut kann — und wo es aufhört
Das ERP ist das Rückgrat der Fertigung. Ohne es läuft in den meisten Unternehmen nichts.
Aber ERP schaut zurück und spricht eine andere Sprache. Es weiß, was bestellt, fakturiert und geliefert wurde. Es zeigt nicht, was im Moment der Angebotserstellung zählt: Zu welchem Preis haben wir dieses Produkt zuletzt gewonnen — und wann? Hält dieser Preis, oder gibt er nach?
Die Daten sind da — vergraben in der Rechnungshistorie. Aber der Zugriff kostet Zeit, setzt die richtigen Systemrechte voraus und liefert ein Ergebnis, das trotzdem noch interpretiert werden muss. In einer vollen Angebotssituation macht das niemand konsequent. Also bleiben die Daten ungenutzt, und die Excel-Datei schließt die Lücke.
Die Lücke dazwischen
Zwischen CRM und ERP gibt es einen Bereich, in dem die eigentliche Vertriebsarbeit stattfindet. Eine Anfrage kommt rein. Ihr müsst wissen, was ihr dieses Produkt zuletzt verkauft habt — nicht den Listenpreis, sondern den echten Preis, den einen, der den Auftrag gewonnen hat. Ihr erstellt ein Angebot mit Staffelpreisen und technisch korrekten Spezifikationen. Das Projekt geht weiter: Muster, Freigaberunden, Spezifikationsänderungen, Auftragsbestätigung. Wenn ihr im Urlaub seid, muss ein Kollege nahtlos übernehmen können. Und am Quartalsende wollt ihr wissen, ob eure Preise für dieses Produkt halten oder erodieren.
Weder CRM noch ERP deckt das sauber ab. Also baut jedes Team seine eigene Infrastruktur: Excel für Preise, Outlook-Ordner für die Projekthistorie, Kopfwissen für den Rest. Das funktioniert — bis jemand kündigt, ein Kunde einen Preis anzweifelt oder das Team über den Punkt hinauswächst, an dem alles in einem Kopf Platz hat.
Was technischer Vertrieb wirklich braucht
Wenn man die Übergangslösungen weglässt und schaut, was die Arbeit im Alltag tatsächlich erfordert, sind es immer dieselben Dinge.
Eine echte Preishistorie pro Produkt und Kunde — nicht der Listenpreis aus einem Katalog, sondern der tatsächliche Verkaufspreis aus abgeschlossenen Rechnungen, sichtbar für das Team, abrufbar in dem Moment, in dem er gebraucht wird. Angebotsvorlagen, die von Anfang an technisch korrekt sind, keine Word-Dokumente, die jeder Mitarbeiter anders formatiert. Projekttracking, das mit der ersten Anfrage beginnt und durch Muster, Freigaben und Änderungen durchläuft — kein reines Gewonnen/Verloren-Flag in einer Pipeline-Ansicht. Und Analysen auf Produktebene: Wie entwickelt sich dieser Preis über die Zeit, welche Mengen verschieben sich, wo wird Marge verschenkt?
Das ist keine Wunschliste. Es ist das, was jedes technische Vertriebsteam bereits macht — nur verteilt über drei Systeme und eine Tabellenkalkulation.
Warum wir PipeGenius gebaut haben
Wir kommen selbst aus der Fertigung. Wir saßen in Vertriebsbüros, haben Rechnungsexporte gezogen, um Preishistorien zu rekonstruieren, Excel-Dateien gepflegt, die nur für uns selbst Sinn ergaben, und uns gefragt, warum es kein System gibt, das die bereits vorhandenen Daten einfach mit dem Moment verbindet, in dem sie gebraucht werden.
Wir haben CRM-Systeme angeschaut und festgestellt, dass sie in Kontakten denken, nicht in Produkten. Wir haben ins ERP geschaut und die Daten gefunden, die wir brauchten — abgeschnitten vom Angebotsprozess. Die Lücke war in jedem Team, mit dem wir gesprochen haben, dieselbe. Also haben wir sie geschlossen.
PipeGenius ist eine Web-App und ein Outlook-Add-in für technische Vertriebsteams. Rechnungsbasierte Preishistorie, Angebote, Projekttracking, Analysen — ein System, das dort funktioniert, wo euer Team bereits arbeitet. Vollständig inhouse entwickelt, in Deutschland gehostet, keine Datenweitergabe an Drittanbieter.